برای بیشتر افرادی که متوجه میشن باید با شرکت یا افراد انگلیسی زبان در ارتباط باشن، اولین سوالی که میاد تو ذهنشون اینه:

چطور ایمیل انگلیسی بنویسم؟

فرقی نمی‌کنه یه تازه‌کار در حال پیشرفت باشید یا یه مدیر باتجربه، نوشتن ایمیل انگلیسی بخش اجتناب ناپذیری از ارتباطات شغلی هست. به خاطر ظرافت‎های نوشتاری و رمز و رازهای دستور زبان انگلیسی، نحوه نوشتن ایمیل به انگلیسی می‎تونه براتون سردرد بیاره!

این کار مخصوصا زمانی اهمیت پیدا می‎کنه که لازم باشه بقیه رو به جواب دادن یا پرداختن به موضوعی بحث‌برانگیز تشویق کنید. برای نوشتن ایمیل انگلیسی عالی باید دوتا چیز رو بدونید:

• استراتژی‌های پیشرفته‌تری که باید به ‎آن‎ها مسلط باشید.

• اشتباهات رایج که باید از اون‎ها بپرهیزید

اما مهم‎تر از همه، برای نوشتن ایمیل انگلیسی، اول باید بدونید که یک ایمیل عالی چه ویژگی‎هایی داره.

اگه مبتدی هستید و هنوز توانایی جمله سازی ندارید بهتره اول درباره جمله سازی انگلیسی بخونید.

---

---

ساختار ایمیل انگلیسی

ساختار اصلی همه ایمیل‌هایی که می‎نویسید یکسان هست:

• (نوار موضوع) subject line

• (درود) greeting

• (بدنه) email body

• (پایان بندی) closing

اما مثل هر نوشته رسمی دیگه‌ای که برای برقراری ارتباط با دیگران نوشته می‌شه، نوشتن ایمیل انگلیسی هم روش صحیح و استانداردهایی داره که باید رعایت بشن. در زیر توضیح می‌دیم که چه‌طور یه ایمیل انگلیسی مناسب بنویسیم:

 Subject line (نوار موضوع)

نوار موضوع احتمالا مهم‎ترین بخش ایمیل هست؛ اگرچه اغلب به خاطر بدنه ایمیل به این قسمت بی‎توجهی می‌شه. به هرحال اگر به یک غریبه ایمیل می‎زنید یا در حال ایجاد روابط شغلی جدیدی هستید، نوار موضوع ایمیل شما می‎تونه گیرنده رو به باز کردن ایمیل ترغیب کنه و درعین حال انتظاراتی درمورد محتوای ایمیل در ذهنش به وجود بیاره.

یک نوار موضوع بد یا کلی مثل (Hi یا You don’t want to miss those) می‌تونه باعث شه گیرنده از باز کردن ایمیل صرف نظر کنه و ایمیلتون سر از spam folder دربیاره.

دوبرابر زمانی رو که صرف نوشتن بدنه ایمیل می‎کنید به نوشتن نوار موضوع اختصاص بدید، چون اگه کسی ایمیل شما رو باز نکنه متن بدنه ارزشی نداره.

openers (آغازگرها)

بیشتر اوقات وقتی دارید ایمیل می‏نویسید می‌خواهید محض احترام، قبل از رفتن به سراغ پیام یا درخواستتون، یه سلام و احوال‎پرسی کوتاه و سریع هم داشته باشید.

استثنا: زمانی که با همکارهای نزدیکتون در حال رد و بدل کردن ایمیل‎های متعدد و پشت سرهم هستید، طبیعیه که قسمت آغازگر و اختتام رو ننویسید. شاید اولش به نظر بیاد که این کار اشتباهه اما وجهه حرفه‏ای خوبی ازتون به جا می‎ذاره.

Body (بدنه)

بدنه ایمیل لب مطلب و اصل پیام شماست که باید هدف مشخص و روشنی داشته باشه. مثل پرسیدن نظر استاد درمورد ارائه یا هماهنگ کردن وقت جلسه با یه مشتری جدید.

این قسمت باید کوتاه باشه تا گیرنده مایل باشه همه‌شو بخونه. در غیر این‎صورت ممکنه وقتی یه بدنه بلند رو سرسری می‎خونه اطلاعات مهم رو جا بندازه. اگر می‎تونید، این بخش رو تو چندتا جمله منتخب خلاصه کنید.

درمورد ایمیل‏هایی که بلند و بیانگر جزئیات باشن، تا جایی که می‎تونید بدنه رو متمرکز نگه دارید. هیچ‏کس دلش نمی‎خواد که تو صندوق ایمیلش یه رمان داشته باشه. بدنه نهایتا باید سه تا پنج سطر باشه.

Closings (اختتام)

همون‎طور که دوست دارین با یه احوال‎پرسی درست و حسابی ایمیل رو به خوبی شروع کنید، قطعا می‏خواهید که پایان و خداحافظی از مخاطب ایمیل هم خوب باشه. چنین ایمیلی یه ایمیل دوستانه حساب میشه و برای نوشتن چنین ایمیلی انتخاب‎های زیادی دارید.

12 تا از متداول ترین عبارت هایی که برای پایان بندی استفاده میشن:

باید پایانی رو انتخاب کنید که به شخصیتتون بخوره و ایمیل متناسب با نوع رابطتتون باشه. اینطوری حد بالایی از حرفه‌ای بودن رو به مخاطبتون نشون می‌دین. از طرفی بهتره از اختتام‎های رایج مثل “love,” “sent from iphone,” یا “thx” تو ایمیل‌های کاری استفاده نکنین!

اشتباهات رایج در نوشتن ایمیل به انگلیسی (به جاش چی کار کنیم؟)

درست همون‌طور که هر ایمیل می‌تونه راهی برای پیشرفت کاری شما باشه، می‎تونه باعث ایجاد عادت‌های رایج و غلط ایمیل نویسی هم بشه. در زیر هشت اشتباه رایج رو بررسی می‎کنیم که باید حواستون بهشون باشه:

1. حذف oxford comma (ویرگول‌های آکسفورد) ضروری

ویرگول آکسفورد آخرین ویرگول در یک لیست کلمات هست. این ویرگول ممکنه سردرگمتون کنه چون اول باید بدونید شرکتی که باهاش کار می‏کنید از چه سبکی در نوشتن ایمیل‌ها استفاده می‎کنه. معمولا در سبک‎های مختلف برای روشن کردن منظور این ویرگول رو از متن حذف یا به اون اضافه می‎کنن. به هرحال هرکسی نظری درمورد این ویرگول‎ها داره ولی حواستون باشه که حذف اون‌ها در مواردی باعث اشتباه فهمیدن پیام ایمیل می‌شه.

حتی در استایل AP هم که این ویرگول‎ها رو حذف می‎کنن، استفاده از اون به کلی قدغن نشده و هرجا حس کردید حذف اون باعث بدفهمی و سردرگمی میشه باید از ویرگول استفاده کنید.

به جاش چی‌کار کنیم؟

اگرچه oxford comma برای بیشتر متن‎ها مناسب نیست، اما بهتره که در ایمیل‎ها از اون استفاده کنید. این کار باعث میشه زمان رو هدر ندید و از سردرگمی، سوءتفاهم و حتی دردسرهای قانونی جلوگیری کنید.

2. Hedging (ملایم‌سازی)

بهتره که از ملایم سازی متن ایمیل‎ها صرف نظر کنید. نگران نباشید! این کار باعث نمیشه پیامتون بی‌ادبانه به نظر برسه. برعکس، ملایم سازی باعث میشه مخاطب فکر کنه شما اعتماد به نفس ندارید و این تاثیر بدی روی ایمیل شما میذاره.

به جاش چی‌کار کنیم؟

اول ایده و نظرتون رو بیان کنید و بعدش دلیل و منطقی که پشت نظرتون هست رو بنویسید. این‌طوری مخاطب شما رو درک می‌کنه و استعدادی که دارید هم بهتر به چشم می‎یاد.

3. متن خیلی بلند یا مبهم

شما خودتون حوصله خوندن یه ایمیل 1000 کلمه‎ای رو دارید؟ بیشتر مردم چنین ایمیل‎هایی رو خیلی سرسری تندخوانی می‎کنن. اگر جملاتی که نوشتید پیچیده باشن یا چند پیام مختلف رو تو یه متن باهم قاطی کنین، احتمال این که جواب رضایت‌بخشی دریافت کنید، یا اصلا جوابی دریافت کنید، خیلی کم میشه.

بیشتر ما کلی ایمیل این مدلی دریافت می‌کنیم. دلیلش هم واضحه، فرستنده می‎خواد جزئیات بیشتری رو مطرح کنه. ولی خب خوندن این ایمیل‌ها سخته و قرار نیست همه اون رو بخونیم.

به جاش چی‌کار کنیم؟

مختصر بنویسید و تمرکزتون روی موضوع باشه. ایمیل رو با ترغیب مخاطب به جواب دادن و نوشتن تاریخ درخواستی برای ارسال پاسخ تموم کنید. اگر لازم بود به طور واضح بگین که مشتاق پاسخ به سوالات و پی‎گیری‌های احتمالیشون هستید.

4. زیادی خودمانی یا رسمی بودن

براساس شرایطی که دارید خودمانی یا رسمی بودن بیش از حد متن می‌تونه اشتباه باشه. زیادی خودمانی بودن اغلب نشانه تازه کار بودنه. اما لحن خیلی جدی و رسمی هم تو نوشتن ایمیل به انگلیسی می‎تونه تو ذوق بزنه.

به جاش چی‌کار کنیم؟

برای پیدا کردن حد اعتدال در لحن، باید به نوع روابط بین خوتون و گیرنده ایمیل توجه کنید و با سرمشق گرفتن از روابط اجتماعی با فرد مورد نظر جلو برین. یعنی یه جورایی ببینید بقیه چی‎کار می‌کنن و نوع ارتباط برقرار کردن اون‌ها و نبایدهای برقراری ارتباط رو از اون‌ها یاد بگیرید، کارهای اون‌ها رو تکرار کنید یا به روابطی که اون‌ها دارن ملحق بشید.

یه راهنمایی:

با این که فرستادن شکلک و ایموجی در ایمیل‎ها رفاقت بین همکارها رو نشون میده، اما در بیشتر موقعیت‌ها استفاده از اون‌ها زیادی خودمونی و نامناسب حساب میشه.

حواستون به روابط تازه باشه. استفاده درست و به جا از شکلک‌ها توی ایمیل‎هاتون می‌تونه به درک بهتر پیام توسط گیرنده کمک کنه. در عین حال از نظر بیشتر مردم این کار غیر حرفه‎ای هست. پس تا وقتی که ارتباط دوستانه شکل نگرفته، باید حواستون باشه که چه‌طور از اون‌ها استفاده می‌کنید.

5. کلیشه

همه کلیشه‎های ایمیل‎نویسی گناه کبیره نیستن. گاهی لازمه بعضی جنبه‎های ایمیل مقید به فرمول خاصی باشن. به هرحال بیشتر ایمیل‎ها ساختار اصلی یکسانی دارن و عباراتی وجود دارن که ممکنه بخواهید ازشون استفاده کنید تا از روشن بودن ایمیل و مناسب بودن متن ایمیل مطمئن بشید. اما اگر خواستید عبارتی رو تکرار کنید، باید هدف روشنی پشت اون عبارت باشه. مثلا اگر دائم می‎نویسید:

باید واقعا هدفتون دونستن و جواب دادن به سوالات باشه. 

7 تا از این کلیشه‌ها که باید ازشون دوری کنین:

هرجا امکانش بود بخش‌های کلیشه‎ای رو ویرایش کنین. چون کلیشه‌های نابجا باعث می‌شن مردم به خوندن مقاله ادامه ندن.

به جاش چی‌کار کنیم؟

نوشته رو یک بار بخونید و اگر لازم شد از لحاظ لحن، سبک و کلیشه‌ها اون رو ویرایش کنید تا بتونید بهتر با مخاطب ارتباط برقرار کنید و ترغیبش کنید تا انتهای ایمیل به خوندن ادامه بده.

از خودتون بپرسید: ایمیل اون‌قدری خوب هست که رئیس (یا مادرتون) اون رو بخونه؟ اگر جوابتون بله هست، یعنی تو مسیر درست پیش می‌رین.

6. تکرار

مردم معمولا کلمات رو بارها در یک پاراگراف تکرار می‎کنن. مثلا دوبار در دو جمله یا اون‌قدر نزدیک به هم که غیرممکنه کسی متوجه تکرار نشه. درسته که این کار اشتباه بزرگی نیست ولی می‌تونه اشتیاق گیرنده به خوندن ایمیل رو از بین ببره.

کلماتی که باید از تکرار کردنشون جلوگیری کنید:

به جاش چی‌کار کنیم؟

قبل از فرستادن ایمیل ، با استفاده از قابلیت text-to-speech (تبدیل متن به گفتار) گوشیتون، اون رو یک بار با صدای بلند بخونین یا از همکارتون بخواید این کار رو براتون انجام بده.

7. زبان رباتیک

درسته که ایمیل‎ها نواده نامه‌های قدیم هستن، اما نباید زبان نوشتاری شما هم مثل لحن ورژن قدیمی خودتون باشه. لحن ایمیل باید دقیقا شخصیت نویسنده رو نشون بده. پس اگه می‌خواین با خواننده ارتباط برقرار کنید، نوشتن با لحن رمان‌های دوران ملکه ویکتوریا خیلی فکر خوبی نیست.

بیایید قبول کنیم که هیچ‎کس حاضر نیست چیزی شبیه کتاب‌های دانشگاهی رو بخونه. همه مشتاق خوندن یه وبلاگ، مقاله یا یه مکالمه واقعی هستن. خواننده ایمیل یه انسانه نه یه ربات!

از زبانی استفاده کنید که اگه تو کافی‌شاپ روبه‌روی اون فرد می‌نشستید هم ازش استفاده می‌کردید.

به جاش چی‌کار کنیم؟

می‌تونین با وانمود کردن این که دارین برای یه دوست یا آشنای صمیمی ایمیل می‌نویسید تاثیر طبیعی‌تری روی خواننده بذارید. مثلا اگر کسی رو به صرف قهوه ملاقات می‌کنید احتمالا نمی‌گید:

ولی ممکنه بگید:

8. استفاده بیش از حد از علامت تعجب

ذوق و شوق خوبه. ولی در مواردی استفاده زیاد از علامت تعجب بیشتر از این که خوب باشه مضره. این مسئله مخصوصا زمانی مهم‌تر میشه که در حال پایه‌ریزی یه رابطه جدید باشین یا به کسی خارج از شرکت خودتون ایمیل بزنید. به هرحال وقتی دارید از حساب ایمیل شرکت پیامی رو ارسال می‌کنید، نماینده کار خودتون و اون شرکت هستید. اما مردم علامت تعجب رو دوست دارن و از نظر خیلیاشون استفاده از اون لحن دوستانه‌ای ایجاد می‌کنه.

جملاتی که بیشتر مردم کنارشون علامت تعجب میذارن:

کلماتی که بیشتر مردم با علامت تعجب می‌نویسن:

به جاش چی‎کار کنیم؟

بعد از این که نوشتنو تموم کردین، علامت‌های تعجبی که استفاده کردین رو پیدا کنین و تصمیم بگیرین که بر اساس رابطه‎ای که با گیرنده ایمیل دارین کدوم رو باید حذف کنید. به طور معمول در هر ایمیلی که به یک همکار فرستاده میشه باید نهایتا یکی یا دوتا علامت تعجب وجود داشته باشه.

نحوه نوشتن ایمیل به انگلیسی

بعد از این که ساختار مناسب رو برای ایمیلتون پیدا کردید و متوجه شدید که از چه اشتباهاتی باید دوری کنید، حالا وقتشه که طرز نوشتن ایمیل به انگلیسی رو یاد بگیرید و کاری کنید که ایمیلتون از هزاران ایمیلی که مردم روزانه دریافت می‌کنن متمایز و بهتر باشه.

اگه خیلی با نوشتن به انگلیسی آشنا نیستین، اصول رایتینگ انگلیسی بهتون کمک می کنه تا در مسیر درست حرکت کنین.

این چهار استراتژی به شما تو نحوه نوشتن ایمیل به انگلیسی کمک می‌کنن:

1. مثبت فکر کنید

فرستادن ایمیلی که تا حدودی منفی یا حتی خنثی باشه شما رو تو موقعیت متزلزلی قرار می‌ده. و مثل هر نوع ارتباط نوشتاری دیگه‌ای احتمال سوءتفاهم و بدفهمی اون وجود داره.

منظور از ارتباط منفی نبود تن صدا، برق چشم‌ها و حس شوخ‌طبعی خوب حتی موقع انتقاد جدی هست. پس واقعا مراقب باشید! اگر خوندن ایمیلی که نوشتید به خودتون حس منفی میده، تصور کنید برای بقیه چه حسی خواهد داشت.

2. لحن مناسب رو پیدا کنید

قطعا خوشتون نمی‌یاد ایمیلی با مضمون  “Dear [client]” دریافت کنید یا ایمیلی دریافت کنید که شما رو به عنوان کارمند روابط عمومی شرکت مخاطب قرار می‌ده در حالی که شما در بخش فروش مشغول هستید.

این نشون می‌ده که ایمیل برای شما نوشته نشده و فرستنده این ایمیل رو به گروهی از افراد فرستاده یا به خوبی درمورد شما تحقیق نکرده و ایمیل رو به مخاطب اشتباهی فرستاده. شما هم باید موقع فرستادن ایمیل دقت کنید که لحن ایمیل مختص یک گیرنده خاص باشه و نشون بده که ایمیل رو به شخص درستی فرستادید.

پس حتی اگه استفاده از الگوهای ایمیل آماده براتون وسوسه‌انگیزه، باید قبل از فشردن دکمه ارسال ایمیل رو شخصی سازی کنید و به سبک ارتباطی گیرنده توجه داشته باشید. واسه انجام این کار یه گوگل گردی کوتاه و سرک کشیدن تو اکانت LinkedIn یا tweeter گیرنده می‌تونه معجزه کنه.

قبل از ارسال، خودتون رو جای گیرنده بذارین و از زاویه دید اون‌ها لحن و محتوای ایمیل رو بررسی کنید.

3. به موقع پیگیری کنید

موقعی که ایمیلی رو می‌فرستید مسلما منتظر جوابش هستید. اما ممکنه ایمیلتون در بین انبوه ایمیل‌هایی که شخص گیرنده دریافت می‌کنه گم بشه. در این صورت ایمیل پیگیری رو نباید زودتر از 24 ساعت بعد از فرستادن ایمیل اول بفرستید.

به عبارت دیگه از اون آدمایی نباشید که بعد دو ساعت دوباره ایمیل می‌دن و پیگیری می‌کنن. در بعضی مواقع این کار حتی می‌تونه باعث بشه که گیرنده شما رو بلاک کنه. اگر زمان بیشتری رو صبر کنید و سعی کنید شرایط گیرنده رو درک کنید، قطعا سریع‌تر جواب می‌گیرید.

4. متن باید شکل ساده و خوشایندی داشته باشه

بیشتر ایمیل‌هایی که می‌فرستید کوتاه خواهند بود و طبیعتا زود هم جواب خواهید گرفت. اما درمورد ایمیل‌های بلند، برگ برنده قابل تندخوانی بودن اون‌هاست. اینجاست که فونت bold، نشانه l و اصطلاح TL;DR (too long, didn’t read) اهمیت پیدا می‌کنن.

عوامل زیادی هستن که باید موقع نوشتن ایمیل بهشون توجه کنید و اشتباهات زیادی هم هستن که باید حواستون باشه مرتکب نشید. اما بعد از همه چیزهایی که خوندید باید متوجه شده باشید که مهم بی نقص بودن نیست. مهم ارتباط موثره.

مردم اغلب فکر می‌کنن که باید روابط عمومی عالی داشته باشن و از دایره لغات وسیعی استفاده کنن و ساختار دستوری جمله‌هاشون باید بی‌نقص باشه. اما اصلا این‌طور نیست. چون شما فقط دو نفر آدم ساده‌اید که سعی دارید از طریق ایمیل ارتباط برقرار کنید.

نمونه ایمیل انگلیسی

برای اینکه بتونین یه ایمیل انگلیسی خوب بنویسین علاوه بر رعایت نکات بالا باید نمونه ایمیل انگلیسی خوب هم در شرایط مختلف دیده باشین. تو این قسمت چند نمونه ایمیل رسمی انگلیسی برای ارسال به استاد، رزومه براتون آماده شده:

1. نمونه ایمیل رسمی انگلیسی

2. متن ایمیل ارسال رزومه انگلیسی

3. نمونه ایمیل انگلیسی به استاد

اصطلاحات انگلیسی در ایمیل

اگه اصطلاحات ایمیل در انگلیسی رو بدونین شاید بتونین از اونا ایده بگیرین و جملات اورجینال خودتون رو بنویسین. البته هر جا هم که ذهنتون یاری نکرد می‌تونین ازشون تقلب کنین!